Assistant.e de direction H/F/X

Description de l'entreprise

Située à Bruxelles (Forest), une société spécialisée depuis plus de 50 ans dans l'impression, la broderie, la sérigraphie sur textile publicitaire et vêtements en tous genres. Nous sommes équipés pour pouvoir réaliser aussi bien vos petites et grandes quantités.

L'impression d'objets publicitaires, promotionnels ou articles cadeaux fait aussi partie de notre activité.

Exemples de supports traités : tout vêtement, tee-shirt (t-shirt), polo, sweat-shirt, veste, chemise, vêtement de travail, parapluie, casquette, sac de sport, porte document, tablier...

De manière à étoffer notre équipe d'actuellement 15 personnes nous recrutons un.e assistant.e de direction.

Description de la fonction

Description et avantages

Description de la fonction

En tant qu'assistant.e de direction, vous êtes chargé.e de seconder les cadres dans l'organisation quotidienne du travail. Les informations que vous traitez sont le plus souvent de caractère confidentiel. Pour mener à bien votre mission, vous disposez d'une grande autonomie mais vous assumez également une grande responsabilité. Il vous arrivera d'être responsable de certains dossiers.

Tâches inhérentes à la fonction :

• Vous réceptionnez, filtrez et assurez le suivi du courrier, des fax, des e-mails et des appels téléphoniques.
• En toute autonomie, vous rédigez, traitez et, éventuellement, traduisez en diverses langues la correspondance.
• Vous organisez et préparez des réunions et des conférences, vous en établissez les comptes rendus.
• Vous tenez l'agenda (rendez-vous, réunions, déplacements, etc.).
• Vous êtes le point de contact en cas d'absence du supérieur hiérarchique.
• Vous gérez les contacts avec les fournisseurs et les clients.
• Vous passez les commandes chez les fournisseurs. 
• Vous exécutez quelques tâches de type comptable-Facturation-Rappel-Encodage (WinBooks).
• Vous tenez à jour le planning des présences et le communiquez mensuellement au secrétariat social

Vous présentez, organisez, classez et exploitez l'ensemble ou partie des informations techniques d'un domaine spécialisé (propre à la société) Vous pouvez négocier et gérer des contrats de fournitures de bureau aux meilleures conditions économiques. Vous pouvez aussi gérer un progiciel "gestion de la relation client" (actualisation des dossiers clients).

Conditions générales de travail

Cette profession s'exerce en étroite collaboration avec le supérieur hiérarchique. Il s'agit de gérer simultanément les affaires courantes et les nombreuses demandes (téléphone, courriers, contacts) provenant de l'entreprise, de l'extérieur ou du supérieur hiérarchique. Les horaires sont réguliers.

Connaissances et compétences techniques

Appliquer la mise en page d'un texte (normes IBN)

Appliquer les techniques téléphoniques et les techniques d'accueil

Communiquer oralement avec aisance

Faire preuve d'aisance au téléphone

Gérer l'agenda (rendez-vous, réservations, missions, etc.)

Pouvoir utiliser concrètement un traitement de texte

Pouvoir utiliser couramment la messagerie électronique (e-mail)

Pouvoir utiliser un ordinateur (connaissance pratique courante)

Rédiger des lettres, des mémos et des rapports

Travailler méthodiquement

Connaissances linguistiques

Connaître l'anglais/ le français/ le néerlandais/ les langues étrangères

Connaissances et compétences techniques

Collecter, enregistrer, classer et gérer les données

Constituer des dossiers techniques

Dispatcher les appels téléphoniques

Effectuer des recherches efficaces sur Internet et intranet

Pouvoir utiliser concrètement l'agenda électronique

Pouvoir utiliser une feuille de calcul (spreadsheet)

Utiliser les machines de bureau (fax, photocopieur, téléphone, etc.)

Profil

Connaissances et compétences techniques

Collecter, enregistrer, classer et gérer les données

Constituer des dossiers techniques

Dispatcher les appels téléphoniques

Effectuer des recherches efficaces sur Internet et intranet

Pouvoir utiliser concrètement l'agenda électronique

Pouvoir utiliser une feuille de calcul (spreadsheet)

Utiliser les machines de bureau (fax, photocopieur, téléphone, etc.)

 

 

Description du profil

Connaissances et compétences techniques

Appliquer la mise en page d'un texte (normes IBN)

Appliquer les techniques téléphoniques et les techniques d'accueil

Communiquer oralement avec aisance

Faire preuve d'aisance au téléphone

Gérer l'agenda (rendez-vous, réservations, missions, etc.)

Pouvoir utiliser concrètement un traitement de texte

Pouvoir utiliser couramment la messagerie électronique (e-mail)

Pouvoir utiliser un ordinateur (connaissance pratique courante)

Rédiger des lettres, des mémos et des rapports

Compétences génériques

Avoir l'esprit client

Avoir l'esprit d'analyse

Avoir l'esprit d'initiative

Avoir une bonne présentation (apparence soignée)

Bien résister au stress

Etre flexible

Evaluer sa méthodologie personnelle

Faire preuve de discrétion

Organiser

Travailler de manière autonome

Etudes requises

Indifférent, expérience ou études dans le domaine.

Compétences linguistiques

Français (Obligatoire)

Parler - Expérimenté +

Comprendre - Expérimenté +

Écrire - Expérimenté +

Lire - Expérimenté +

Anglais (Obligatoire)

Parler - Expérimenté +

Comprendre - Expérimenté +

Écrire - Expérimenté +

Lire - Expérimenté +

Compétences linguistiques

• Français (requis)

  • Comprendre : Expérimenté + (C2)
  • Écrire : Expérimenté + (C2)
  • Lire : Expérimenté + (C2)
  • Parler : Expérimenté + (C2)

Avantages du poste

Avantages du poste

Le contrat proposé (à temps-plein) sera fonction de la candidature ; idéalement activa le/la candidat.e se verra proposer un CDD ou une FPIe.

L'horaire de travail est de 09h à 17h, avec une pause sur le temps du midi.

 

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