Administrative officer #StageFirst H/F/X

Description de l'entreprise

Une ASBL située à 1020 Laeken et active dans un mouvement qui vise à inspirer les jeunes et à favoriser l'inclusion sociale et le mieux « vivre-ensemble » au travers de rencontres sportives recherche un/e Administrative officer H/F/X pour un Stage First rémunéré de 3 mois à temps plein.

Cliquer sur le lien pour plus d'info sur le stage First: https://www.actiris.brussels/fr/citoyens/stage-first/

Description de la fonction

Bonne connaissance du néerlandais!!

Vous assistez le directeur général dans la préparation des dossiers administratifs (financements privés, subsides, etc.) 30%:

Janvier - Mars

Nov-Décembre

Identifier des opportunités de financement, préparer les dossiers en répondant aux questions (en reprenant aussi des bases existantes de réponse), gestion des deadlines, amélioration des demandes existantes, création d'un template de suivi de dossiers, etc.

Vous gérez tous les aspects liés à l'office management et contribuez à améliorer la gestion administrative de l'asbl 10%

Acheter le matériel de bureau, gestion/réception des livraisons de matériel événementiel, planification des teambuildings, gérer et encoder les notes de frais, etc. 5%

Vous assistez aux réunions de l'Organe d'Administration et rédigez les comptes rendus (cinq fois par an).

5 dates sur toute l'année

Prendre des notes lors des réunions et les retranscrire dans le format des procès-verbaux 5%

Vous apportez un soutien administratif à l'équipe opérationnelle afin de renforcer le développement du programme UYG.

Toute l'année

Être en soutien des départements (Events, Sport & Education, Communication) pour gérer des tâches administratives

Vous gérez les flux de facturation via notre système de comptabilité externe 5%

Chaque trimestre

Encoder les factures d'achat et de vente dans le système de compatabilité externe (Falco) - qui sont gérées par un système d'IA - il faut donc vérifier les données préencodées par le système et les modifier le cas échéant.

Vous travaillez sur des projets ad hoc.

En fonction des développements de l'organisation, c'est de s'ouvrir à de nouveaux projets 40%

Vous gérez le processus d'inscriptions des écoles, veillez à leur bon traitement et effectuez le suivi.

Pour chaque événement (mars-juin et sep-oct) 40%

Vous faites des extraits du site web pour télécharger les inscriptions des écoles (FR/NL) aux événements. Vous les centralisez dans un fichier de suivi. Vous faites le suivi auprès des professeurs (communication e-mail et appels téléphones en FR/NL) pour confirmer leur inscription (écoles générales et spécialisées). Vous transmettez les informations importantes à l'approche des événements. Vous partagez les évolutions des inscriptions aux membres de l'équipe. Des actions sont à prendre lorsque les écoles ne réagissent pas (exemple : prendre son téléphone et les appeler pour prendre des informations et partager les modalités d'inscription/de l'événement).

Vous aidez à la collecte des données en assistant à la réalisation des enquêtes et en échangeant avec nos partenaires académiques, les utilisateurs des playbooks et les participant.es aux événements. 5%

Dans le cadre de nos activités, des étudiants en Masters (FR/NL) implémenteront des enquêtes afin de mesurer l'impact de nos actions auprès des enfants. Vous assisterez dans la compilation de ces résultats en les centralisant dans des fichiers excel et effectuerez des suivis avec diverses parties prenantes afin de faciliter leur analyse.

Profil

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Conditions d'accès

Attention, pour postuler être dans les conditions suivantes :

• Avoir moins de 30 ans ;
• Etre domicilié en Région de Bruxelles-Capitale ;
• Etre inscrit depuis minimum 3 mois après études;
• Avoir au maximum le certificat d'enseignement secondaire supérieur ;
• Ne pas avoir une expérience professionnelle de plus de 90 jours consécutifs;
• Ne pas avoir déjà réalisé un stage (STE ou First) de plus de 3 mois.

Diplôme

• Primaire
• Secondaire inférieur
• Secondaire supérieur

Compétences linguistiques

• Français (requis)

  • Comprendre : Indépendant + (B2)
  • Écrire : Indépendant + (B2)
  • Lire : Indépendant + (B2)
  • Parler : Indépendant + (B2)

Avantages du poste

Stage First de 3 mois rémunéré

Remboursement des frais de transport

Horaire de travail : Du lundi au vendredi de 09h00 à 17h00 avec chaque jour une pause de 30 minutes.

• Actiris vous accompagnera durant tout votre parcours, et vous proposera des coachings avant, pendant et après le stage.
• L'entreprise désigne également une personne pour vous encadrer pendant toute la durée du stage
• Vous pouvez également bénéficier de chèques langues ou de chèques TIC. 

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