Assistant administratif H/F/X

Description de l'entreprise

Magasin franchisé recherche 1 assistant de direction (h/f/x) 24h/semaine, contrat de 3 mois, prolongeable en temps plein

Description de la fonction

Classement du courrier quotidien et suivi, plaintes clients, correspondances diverses avec fournisseurs, instances externes, recommandé, tri du courrier

Gestion des demandes de devis et analyse des offres : préparer synthèse pour la direction

Mise en page de documents (procédures, communication magasin, affichages)

Gestion des médias sociaux (photos, communication, heures d'ouverture, avis Google, etc.)

Imprimer les documents à signer par la direction, les scanner et les renvoyer au destinataire

Suivi des SST et aider dans leur gestion

Coordination administrative des interventions techniques et interactions avec les assurances et les fournisseurs

Prise de rendez-vous (fournisseurs, candidats, etc.) et gestion de l'agenda de la direction, organisation et suivi des réunions

Répondre au téléphone

Communiquer de manière appropriée vers les collègues, soit pour transmettre des informations de la direction, soit pour récolter des données.

Encoder des données dans des fichiers d'analyse

Aide à la comptabilité :

Vérification des factures

Gestion des exceptions (doubles paiements, remboursements, notes de crédit, etc.)

Interactions avec le comptable

Traitement du fichier des postes ouverts

Préparation de l'enveloppe de paiement

Interactions avec les fournisseurs (duplicata factures, questions, erreurs de facturation, etc.)

De la coordination des priorités le dimanche et en renfort d'autres managers

Assure le service client:

pas de file aux caisses,

pas d'attente à l'accueil,

renforts et pauses planifiés et nominatifs, organisés et contrôlés,

appels caisses corrects,

politesse et amabilité des caissières

Règles d'or de la caisses respectées

Proactivité à la dual

A une vision magasin:

allées dégagées, au carré, propreté

identification des trous

Peut être amené à être responsable magasin. Ouvre et ferme le magasin en fonction des besoins.

Fait respecter les règles d'organisation de la réserve

Contrôle le travail et les résultats et donne du feedback correctif si nécessaire.

Applique les règles du règlement de travail et les fait respecter.

Récolte et transmet les feedbacks du terrain vers la direction. Propose des améliorations et des idées

Respecte et fait respecter les règles de sécurité alimentaire, d'hygiène, de sécurité des personnes et de prévention (sécu incendie, équipement, etc)

Respecte et fait respecter les règles des périmés, fraîcheur et températures, HACCP

Veille à l'utilisation correcte des fournitures, reporting et suivi des fournisseurs

De fournir du renfort commercial en fonction des besoins :

• • Mise en rayon
  • Caisses
  • Nettoyage et rangement
  • Aide aux inventaires

 

 

Profil

Profil demandé + comment postuler :

L'entreprise recherche une personne :

Diplôme CESS requis (supérieur est un atout, option administratif ou secrétariat est un atout aussi).

Expérience préalable de travail (2-3 ans minimum)

Maîtrise de l'outil informatique et des logiciels de bureautique

Excellentes compétences en communication verbale et écrite, en français (le néerlandais et l'anglais sont des atouts).

Souriant, orienté client, à l'aise tant sur le terrain que dans un bureau

Sens de l'organisation, être capable d'être interrompu dans une tâche

Assertif.

 

Diplôme

• Secondaire supérieur

Compétences linguistiques

• Français (requis)

  • Comprendre : Expérimenté + (C2)
  • Écrire : Expérimenté + (C2)
  • Lire : Expérimenté + (C2)
  • Parler : Expérimenté + (C2)

• Anglais (atout)

  • Comprendre : Indépendant + (B2)
  • Écrire : Indépendant + (B2)
  • Lire : Indépendant + (B2)
  • Parler : Indépendant + (B2)

• Néérlandais (atout)

  • Comprendre : Indépendant + (B2)
  • Écrire : Indépendant + (B2)
  • Lire : Indépendant + (B2)
  • Parler : Indépendant + (B2)

Avantages du poste

CDD 3 mois 24 h/semaine prolongeable en temps plein

Minimum 3 dimanches par mois, avec horaires variables entre 6h et 20h.

Congé le samedi.

Jours dans la semaine à convenir.

Flexibilité demandée en cas de renforts, mais en temps normal, horaires répartis pendant les heures « de bureau » et relativement réguliers.

Informations supplémentaires

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