Agent administratif et de projets H/F/X

Description de l'entreprise

L'Association Européenne de la Formation Professionnelle (EVTA) est un réseau d'organisations dédié à renforcer l'enseignement et la formation professionnels (EFP) en Europe. Depuis sa création en 1998, l'EVTA joue un rôle clé dans le développement du capital humain et de la formation professionnelle, en participant activement aux activités institutionnelles de l'UE. Notre équipe basée à Bruxelles soutient ses membres à travers l'Europe en dirigeant des initiatives financées par l'UE, en facilitant des partenariats et en favorisant le dialogue politique sur l'éducation et la formation.

Description de la fonction

Nous recherchons un.e Agent.e admistratif.ve et projets H/F/X  pour soutenir les opérations quotidiennes de l'organisation. Ce poste est une excellente opportunité pour une personne rigoureuse et proactive, désireuse de contribuer à l'efficacité et à l'impact d'un réseau européen dynamique.

En tant qu'Agent.e admnistratif.ve et projets H/F/X, vous aurez les responsabilités suivantes :

1. Support Administratif et RH :

• Assister dans la gestion des salaires et les tâches administratives liées aux ressources humaines.
• Superviser la gestion du bureau, y compris le suivi des fournitures et des stocks.
• Fournir un support administratif pour la facturation, l'archivage et le suivi des dépenses.
• Vérifier et traiter les notes de frais (ex. : remboursements de déplacements).
• Surveiller les paiements effectués par cartes de crédit et assurer la documentation correcte des factures et des justificatifs.
• Gérer l'archivage des documents et la correspondance avec les membres et partenaires externes.
• Veiller au respect des réglementations administratives belges et des politiques internes.

2. Administration Financière et de Projets

• Assurer la comptabilisation, la préparation des factures et le suivi financier.
• Aider à la préparation des rapports financiers et au suivi budgétaire.
• Apporter un support à la gestion des projets et subventions de l'UE, en garantissant le respect des exigences de financement.
• Maintenir des enregistrements précis des transactions et de la documentation liée aux projets.
• Assister dans la compilation des données financières pour les audits et les rapports.

3. Support à l'Organisation d'événements et à la Logistique

• Aider à la planification et à la logistique des événements, réunions et déplacements.
• Soutenir les processus d'approvisionnement, y compris la coordination avec les fournisseurs.
• Garantir l'exécution fluide des tâches logistiques et opérationnelles des projets.
• Fournir un support sur site et à distance lors des réunions, ateliers et conférences des projets européens.

Profil

PROFIL IDÉAL: vous avez

• un Diplôme de niveau Bachelor en gestion administrative ou une expérience pertinente en support administratif.
• Minimum 1 à 3 ans d'expérience dans un poste similaire.
• une bonne connaissance des procédures administratives belges (un atout).
• un maîtrise du français avec une très bonne connaissance de l'anglais.
• des compétences avancées en Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint), Google Workspace et systèmes CRM.
• un familiarité avec l'administration financière, y compris la facturation, le reporting des dépenses et le suivi budgétaire.
• la compréhension des processus de gestion des projets et de subventions européennes.
• d'excellentes compétences organisationnelles, de la proactivité et la capacité à gérer les tâches de manière autonome.
• le sens du détail, rigueur et approche structurée du travail.

Diplôme

• Supérieur non universitaire

Compétences linguistiques

• Anglais (requis)

  • Comprendre : Expérimenté - (C1)
  • Écrire : Expérimenté - (C1)
  • Lire : Expérimenté - (C1)
  • Parler : Expérimenté - (C1)

• Français (requis)

  • Comprendre : Expérimenté - (C1)
  • Écrire : Expérimenté - (C1)
  • Lire : Expérimenté - (C1)
  • Parler : Expérimenté - (C1)

Avantages du poste

CE QUE NOUS OFFRONS:

• Un contrat à durée déterminée à temps plein (38 heures/semaine) de deux ans, avec une forte possibilité de renouvellement.
• Un salaire compétitif basé sur l'expérience (29 100 - 35 000 € annuels).
• Des avantages légaux, y compris une prime de fin d'année.
• Des avantages supplémentaires tels que des chèques-repas, des contributions aux transports, une assurance santé et une indemnité de télétravail.
• Un environnement de travail positif et dynamique avec de nombreuses opportunités de développement professionnel et d'évolution.

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