Collaborateur·rice administratif·ve H/F/X ACS

Description de l'entreprise

Notre ASBL, enracinée dans les mouvements ouvriers, s'engage à promouvoir et à développer l'alphabétisation, avec un objectif d'émancipation individuelle et de transformation sociale vers davantage d'égalité et de justice. Cette mission inclut une multitude d'actions d'information, de formation et de sensibilisation, complétée par un programme de formations en alphabétisation accessible, gratuit et de haute qualité. Nous privilégions une démarche collaborative où chaque membre de l'équipe participe activement à la définition des objectifs et à la prise de décision, créant ainsi un environnement de travail dynamique et inclusif basé sur le partage d'idées et le respect mutuel. Rejoignez une équipe engagée pour faire une différence significative dans la société !

Description de la fonction

Responsabilités principales

Accueil et gestion des demandes :

• Accueil téléphonique, analyse et traitement des demandes ou transmission des messages.
• Remplacement ponctuel en cas d'absence d'un·e autre collaborateur·rice administratif·ve dans l'un de nos cinq centres d'alphabétisation. En période de grande affluence, elle/il pourra être amené·e également à venir en soutien aux personnes du service de l'accueil et de l'orientation.
• Réception des livraisons.

Traitement du courrier :

• Relevé et numérisation du courrier entrant.
• Transmission des factures au service comptabilité.
• Expédition de courriers et colis.

Suivi des absences :

• Mise à jour quotidienne du bilan des absences pour maladie en collaboration avec les centres.
• Relance des collaborateur·rices pour l'envoi des informations sur les absences en lien avec le service RH.

Gestion des commandes et fournitures :

• Organisation des commandes groupées de fournitures de bureau pour les centres d'alphabétisation.
• Gestion des stocks, réception des marchandises et distribution dans les services.
• Achat et gestion des approvisionnements en café, thé et autres fournitures pour les évènements internes.
• Recherche de fournisseurs et lancements d'appels d'offre, réception des devis et suivi des commandes à la demande de la gestionnaire des conventions et subsides.

Travaux administratifs divers :

• Validation des réservations de salles via l'agenda en ligne.
• Gestion des photocopies, plastification et reliures.
• Support technique pour les imprimantes et gestion des consommables.

Organisation d'évènements :

• Recherche et réservation de salles
• Gestion des devis et des invitations.
• En collaboration avec le comité Évènements, achat pour le catering, préparation du matériel, gestion de l'accueil et de la logistique des évènements internes (réunions, colloques, fêtes).

Profil

• Statut ACS bruxellois (non négociable).
• Ne pas être détenteur·rice d'un diplôme de CESS (6e année d'études secondaires).
  Cette condition est non négociable.
• Avoir une expérience équivalente d'au moins 3 ans dans une fonction similaire.

Conditions d'accès

ACS :

Toutes les conditions doivent être remplies :

• Etre domicilié en Région de Bruxelles Capitale
• Etre inscrit comme demandeur d'emploi inoccupé auprès d'Actiris
• Pour les personnes de moins de 40 ans, avoir au moins 6 mois d'inscription (calendrier) comme demandeur d'emploi inoccupé (ou comme bénéficiaire du droit à l'intégration sociale) au cours de l'année qui précède l'engagement
• Avoir le diplôme requis pour le poste

Le calcul des conditions se fait selon la réglementation chômage avec un maximum de 78 jours ouvrables dans un trimestre (dans un régime de six jours/semaine). Quand cela n'est pas le cas et que le calcul se fait sous forme de calendrier (tous les jours de la semaine sont comptés), cela est mentionné dans le texte.

Se reporter à l'arrêté du 28 novembre 2002 du gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale relatif au régime des agents contractuels subventionnés

Diplôme

• Secondaire inférieur

Avantages du poste

• 18 h/semaine, mi-temps.
• Horaire de travail : de 8h30 à 16h30. Journées complètes à prester les lundis et idéalement les mercredis + une demi-journée les mardis ou jeudis.
• Contrat de remplacement pour une durée indéterminée de longue durée. Nous cherchons une personne souhaitant s'investir dans cette fonction sur le long terme.
• Échelon barémique 3 de la CP 329.
• Engagement souhaité mi-mai (date flexible).
• Pas de télétravail possible pour ce poste.

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