Assistent - Internationale relaties (FOR) M/V/X

Beschrijving van het bedrijf

De meergemeentenzone Brussel HOOFDSTAD Elsene omvat het grondgebied van de stad Brussel; de deelgemeenten Laken, Neder-over-Heembeek en Haren; en de gemeente Elsene.

De bevolking is zeer divers en dat is merkbaar op verschillende vlakken. Niet alleen zijn alle sociale lagen van de bevolking vertegenwoordigd, maar ook een waaier aan nationaliteiten en etnische origines hebben in Brussel een vaste stek gevonden. Daarenboven kan men de aanwezigheid van verschillende nationale en internationale instellingen, administraties en bedrijven die zich op het grondgebied van onze politiezone hebben gevestigd niet negeren. Dagelijks verwelkomt de politiezone op haar territorium ook vele pendelaars en toeristen die genieten van de verschillende historische trekpleisters en die deelnemen aan de recreatieve en culturele evenementen en activiteiten. Al deze evenementen beheren in de context van een grootstad is een echte uitdaging. Een gepast antwoord vinden is niet altijd gemakkelijk en de werking van de politiezone moet onder alle omstandigheden flexibel en creatief zijn. 

Beschrijving van de functie

Assistent bij de Cel Internationale relaties
De assistent voert administratieve taken uit onder rechtstreekse leiding van het diensthoofd. Het betreft een voltijdse betrekking.
Naast de administratieve basistaken van een assistent (niveau C), zal hij/zij belast worden met :

• Administratieve voorbereiding, opvolging en budgettering van (buitenlandse) dienstreizen of missies;
• Telefonische permanentie en beheer van de oproepen;
• Beheer van de inkomende en uitgaande briefwisseling en mails;
• Beheer en overdracht van de informatie naar het personeel toe;
• Plannen, voorbereiden van en actief deelnemen aan vergaderingen;
• Nemen van nota's, afwerken en/of opstellen van verslagen (vergaderingen, plaatsbezoeken,...);
• Klasseren en archiveren van documenten;
• Beheer en planning van de prestaties voor personeelsleden die naar het buitenland reizen;
• Beheer van de persoonlijke dossiers voor personeelsleden die op buitenlandse missies gaan;
• Organiseren, ontvangen, begeleiden en omkaderen van buitenlandse stagiaires of delegaties;
• Sporadisch deelnemen aan buitenlandse missies;
• Assisteren of opstellen van technische fiches in het kader van aanbestedingen;
• Organiseren, begeleiden of geven van presentaties (ook op externe locaties);
• Actief netwerken en onderhouden van relaties binnen de Geïntegreerde Politie en partners;
• Bezoek van (internationale) beurzen, bedrijven, workshops en presentaties;
• Opstellen en doorsturen van inhoudelijke rapportages en financiële rapporten;
• Opvolgen van (internationale) projecten en activiteiten door organisaties.

Jouw profiel

• Geïnteresseerd zijn in (internationale) politiesamenwerking;
• Geïnteresseerd zijn om in een internationale omgeving te werken;
• Goed mondeling en schriftelijk uitdrukkingsvermogen hebben;
• Actieve kennis hebben van de andere landstalen en van het Engels;
• Goede beheersing  hebben van de gangbare Office 365 informaticatoepassingen ;
• Op strikte wijze het vertrouwelijk karakter van de informatie bewaken;
• Discreet, integer, klantvriendelijk en loyaal zijn;
• Dienstbaar, beschikbaar, mensgericht en flexibel zijn;
• Vermogen om zowel in groepsverband als autonoom te werken;
• Vermogen om actief contact te leggen en te onderhouden met potentiële partners;
• Interesse in zowel techniek als innovatie en beschikken over een commercieel inzicht;
• Vermogen om systematisch en methodisch te werken;
• Zin voor verantwoordelijkheid en oog hebben voor opportuniteiten;
• Creativiteit, initiatief en dienstbaarheid tonen, probleemoplossend gericht zijn;
• Instemmen om op regelmatige basis opleidingen te volgen die nuttig zijn voor de functie;
• Bereid zijn om sporadisch deel te nemen aan korte buitenlandse missies;
• In bezit van een rijbewijs B en zich zelfstandig kunnen verplaatsen;
• Zich ertoe verbinden om in een hoofdstedelijke omgeving te werken en in een omgeving die het concept van de diversiteit binnen de geïntegreerde politie voorstaat.

Diploma

• Hoger middelbaar

Taalvaardigheden

• Frans (vereist)

  • Begrijpen : Onafhankelijk + (B2)
  • Schrijven : Onafhankelijk + (B2)
  • Lezen : Onafhankelijk + (B2)
  • Spreken : Onafhankelijk + (B2)

• Engels (vereist)

  • Begrijpen : Onafhankelijk + (B2)
  • Schrijven : Onafhankelijk + (B2)
  • Lezen : Onafhankelijk + (B2)
  • Spreken : Onafhankelijk + (B2)

• Nederlands (vereist)

  • Begrijpen : Onafhankelijk + (B2)
  • Schrijven : Onafhankelijk + (B2)
  • Lezen : Onafhankelijk + (B2)
  • Spreken : Onafhankelijk + (B2)

Voordelen van de betrekking

• Een zeer afwisselende job in een boeiende omgeving gekenmerkt door veel menselijke contacten
• 100% tegemoetkoming van de werkgever in de kostprijs van het openbaar vervoer en voor 100% voor het treinvervoer
• De kans verdere opleidingen te volgen
• Minimum 32 verlofdagen per jaar
• Gratis hospitalisatieverzekering
• Kredieturen worden toegekend aan de personeelsleden die een taalopleiding wensen te volgen om het Selor-brevet te behalen.
• Dienstfaciliteiten worden eveneens toegekend aan de personeelsleden die de ter hun beschikking gestelde sportinfrastructuren, van de zone (fitnesszaal) wensen te gebruiken.

Extra informatie

Stuur de volgende documenten naar het e-mailadres zpz.polbru.hrm.mob@police.belgium.eu: 

• uw curriculum vitae 
• uw motivatiebrief 
• Een kopie van uw identiteitskaart 
• een recent uittreksel uit het strafregister 
• een kopie van uw hoogst behaalde diploma
• een kopie van uw rijbewijs